Rechnungsprüfung: Definition, Ablauf + Checkliste (2023)

Abrechnung

7 Minuten | Stand 01.03.2023

johannes striegel

Rechnungen schwanken jeden Tag, besonders in produzierenden Unternehmen. Dienstleister, Lieferanten, Materialien – es gibt viele Dokumente, die auf Richtigkeit geprüft werden müssen. Denn nichts wäre ärgerlicher, als falsche Rechnungen zu erhalten, die dann bei einer behördlichen Prüfung bestritten werden. Dafür ist die Rechnungsprüfung zuständig, die in vielen Unternehmen Teil der Buchhaltung ist. In diesem Artikel zeigen wir, was die Rechnungsprüfung genau auszeichnet, warum sie wichtig ist und welche Arten der Rechnungsprüfung es gibt, von formal bis inhaltlich. Außerdem gehen wir Schritt für Schritt durch den dazugehörigen Prozess und gehen abschließend auf die Vor- und Nachteile der digitalen Eingangsrechnungsprüfung ein.

Was ist Rechnungsprüfung?

Bei der Verarbeitung von Rechnungen, die von einem Unternehmen eingehen, ist die Rechnungsprüfung ein wichtiger Schritt in der Rechnungsprüfung. Alle Bestandteile der Eingangsrechnung werden verifiziert, wie Firmennamen, Steuersätze und Beträge. Ist alles in Ordnung, wird die Rechnung freigegeben und die weiteren Schritte des Prozesses fortgesetzt.

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Die Rechnungsprüfung, die sich direkt an die Erfassung von Rechnungen oder Belegen anschließt, gliedert sich in formale und inhaltliche bzw. sachliche Prüfung. Dafür ist theoretisch die Kreditorenbuchhaltung zuständig. Viele kleinere Unternehmen haben keine entsprechende Abteilung, daher ist die Finanzbuchhaltung für die Rechnungsprüfung zuständig.

Warum ist die Revision wichtig?

Aufgrund des entstehenden Steuerabzugs ist die Rechnungsprüfung besonders wichtig. Denn formal korrekt erhaltene Rechnungen, die alle erforderlichen Angaben nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) enthalten, sind Voraussetzung für den Abzug der gezahlten Steuer. Fehlen bestimmte Angaben, kann beim Finanzamt kein Steuerabzug geltend gemacht werden. Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 4 UStG.

Außerdem möchte kein Unternehmen zum Beispiel eine falsche Rechnung bezahlen, die zu viel für die erbrachte Leistung oder für die gekaufte Ware verlangt. Ohne sachliche oder inhaltliche Prüfung von Rechnungen werden beispielsweise falsch abgerechnete Leistungen oder eine Abweichung der Rechnung vom Lieferschein übersehen. Wenn solche Fehler erst später bemerkt werden, wenn die Rechnung bereits genehmigt und alles gebucht und bezahlt ist, wird eine nachträgliche Korrektur sehr kompliziert.

Welche Arten der Rechnungsprüfung gibt es?

Theoretisch zwei Arten vonAbrechnungdifferenziert - die formelle und sachliche oder inhaltliche Prüfung. Für beides ist die Kreditorenbuchhaltung bzw. Finanzbuchhaltung zuständig.

  • Formale Prüfung:Überprüfen Sie, ob die erhaltene Rechnung alle erforderlichen Informationen enthält.
  • Sach-/Sachprüfung:Überprüfen Sie, ob die Dienstleistung/Ware/Bestellung korrekt in Rechnung gestellt wurde.

Im praktischen Büroalltag ist dieBuchhaltungbeide Aufgaben meist gleichzeitig. Wer digitale Systeme nutzt, kann die formelle Rechnungsprüfung teilautomatisiert durchführen lassen.

Was beinhaltet die formelle Prüfung?

Die formelle Rechnungsprüfung vor der Rechnungsstellung prüft alle Pflichtangaben, die nach dem Umsatzsteuergesetz anzugeben sind. Dazu gehören beispielsweise Steuersatz, Höhe und Art der Leistung, Steuerbefreiung als Kleinunternehmer oder die korrekte Firmenbezeichnung des Leistungsempfängers. Ziel dieses Prüfungsteils ist es, die steuerliche und formale Korrektheit der Rechnung festzustellen, damit spätere Prüfungen durch die Finanzbehörden keine Probleme bereiten.

Formale Audit-Checkliste

Pflichtangaben für Rechnungen nach § 14 UStG sind:

  • Vollständiger Name/Firma und vollständige Anschrift des Dienstleisters und des Leistungsempfängers,
  • Steueridentifikationsnummer oMehrwertsteuer- Identifikationsnummer des Lieferantenunternehmens,
  • Datum der Ausstellung,
  • Rechnungsnummer (laufende Nummer, die eine eindeutige Identifizierung der Rechnung ermöglicht und pro Rechnung nur einmal vergeben wird),
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen,
  • Zeitpunkt der Warenlieferung oder Leistungserbringung,
  • Gesamtrechnung (Gebühr) aufgeschlüsselt nach Steuersätzen,
  • Steuersatz und Steuerbeträge, die auf die Abgaben oder Steuerbefreiungsbescheide anwendbar sind (z.B. bei aKleinunternehmerregelung),
  • Optional, sofern § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG Anwendung findet, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers.

Diese Grundsätze und Vorschriften müssen Sie bei der Rechnungsstellung stets einhalten und gleichzeitig eine Eingangsrechnung vor jeder Rechnungsstellung prüfen.

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Welche Informationen sollte eine kleine Rechnung enthalten?

Eine Ausnahme bilden die sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Gemäß § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) werden alle erhaltenen Rechnungen mit einem Betrag bis zu 250 Euro als solche gekennzeichnet. Dann gelten folgende Pflichtangaben:

  • Vollständiger Name/Firma und vollständige Anschrift des Dienstleisters und des Leistungsempfängers,
  • Datum der Ausstellung,
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen,
  • Steuersatz und fällige Steuerbeträge auf Steuersätze oder Freistellungsbescheid (z. B. bei bestehender Kleinunternehmerregelung).

Welche Folgen haben fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen?

Fehlen Pflichtangaben auf einer erhaltenen Rechnung oder sind sie falsch, gefährden Sie den anfallenden Steuerabzug. Der Abzug der verursachten Steuer kann nur bei einer formal korrekten Rechnung verlangt werden. Wenn die erhaltene Rechnung falsch ist und Sie sie trotzdem validieren, wird sie nicht als Geschäftsausgabe anerkannt und Sie müssen zur Abteilung gehenFinanzen und Steuernmit verspäteten Zahlungen rechnen.

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Was beinhaltet die Tatsachenprüfung?

Während die formale Prüfung keinen Interpretationsspielraum zulässt, ist die Sach- und Inhaltsprüfung anders. Jedes Unternehmen ist unabhängig für die Überprüfung der Richtigkeit der erhaltenen Rechnung verantwortlich.

Checkliste für die Faktenprüfung

Beachten Sie vor dem Genehmigen einer Rechnung die folgenden Punkte:

  • Wurde Ihr Auftrag wie vereinbart ausgeführt?
  • Stimmt die auf dem Lieferschein angegebene Menge mit der tatsächlichen und der berechneten Menge überein?
  • Sind die Informationen über Produkte und Dienstleistungen klar?
  • Sind die vereinbarten Kostensätze eingezogen?
  • Ergibt die Summe aller Elemente die Gesamtheit?

Stellen Sie sicher, dass alle Punkte korrekt erfüllt sind. Eine nachträgliche Korrektur fehlerhafter Rechnungen erfordert wesentlich mehr Aufwand als eine Korrektur vor Rechnungsstellung.

Was kommt nach der formellen und inhaltlichen Prüfung?

Nach Prüfung der formalen und inhaltlichen Rechnung erfolgt die Rechnungsfreigabe und Zahlung. Die Buchhaltung kann nun schließen und die Rechnung bezahlen.

Wie funktioniert eine Rechnungsprüfung?

In der Praxis folgt die Wirtschaftsprüfung im Allgemeinen dem gleichen Muster. Aus technischer Sicht sind der jeweils erste und letzte Schritt nicht Bestandteil der Rechnungsprüfung, aber dafür entscheidend:

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  1. sterbenDie Rechnung geht beim Unternehmen ein., Folglichbeobachtetund für ihnBuchhaltung/ Kreditorenbuchhaltung / Zuständige Abteilungübelnehmen.
  2. da ist erper Rechnungim ersten Schrittformal verifiziert. Sind alle Pflichtangaben korrekt eingetragen? Wird der Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer erwähnt?
  3. Der dritte Schritt ist dieInhaltskontrolle. Dies erfolgt durch die gleiche Abteilung oder die Rechnung wird an einen Wirtschaftsprüfer geschickt, der für die Anforderung der Dienstleistungen zuständig ist.
  4. Nach dem Veröffentlichen des Inhalts wird dieVollständige Rechnungsbuchung.
  5. sterbenper Rechnungwirdanalog oder digital gespeichertmiEr saß.

Werden dabei Fehler festgestellt, werden der Dienstleister und der Abrechnungsbeauftragte informiert. Dieser stellt dann die korrigierte Rechnung erneut aus und der Prozess beginnt mit dem ersten Schritt von vorne.

Wer ist für die Prüfung verantwortlich?

Theoretisch ist die Kreditorenbuchhaltung für die Prüfung der Rechnung zuständig. Viele Unternehmen sind jedoch nicht entsprechend strukturiert. Die Lohnbuchhaltung übernimmt hier in der Regel die Prüfung.

Grundsätzlich bestimmt jedes Unternehmen, wer oder welche Abteilung die Eingangsrechnungen auf Korrektheit prüft. Beispielsweise schickt die Buchhaltung in der Regel die Rechnungen zur Prüfung an die entsprechende Abteilung oder den Abteilungsleiter. Ihm obliegt dann die inhaltliche Prüfung. Das Formale übernimmt die Abrechnung im Voraus.

Wie in allen Angelegenheiten übernehmen Selbstständige den gesamten Prozess in Eigenregie, solange sie keinen Mitarbeiter dafür einstellen. Eine Ausnahme bildet die Zusammenarbeit mit einem Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater. Sie übernehmen nach Vereinbarung die (zumindest formale) Prüfung der Rechnung im Rahmen der Buchhaltung.

Was ist digitale Rechnungsprüfung?

Die digitale Rechnungsprüfung bezieht sich auf die digitale und automatisierte Abwicklung aller oder einiger Schritte des Rechnungsprüfungsprozesses. Vor der Digitalisierung im Rechnungswesen war es üblich, alle eingehenden Rechnungen manuell zu erfassen, zu prüfen, zu archivieren und zu bezahlen. Viele Dinge werden heute dank smarter Tools und Buchhaltungssoftware effizienter und digitaler abgewickelt. Künstliche Intelligenz und automatische Dokumentenerkennung spielen hier eine wichtige Rolle.

Insbesondere die Dokumentenerkennung erleichtert vielen Wirtschaftsprüfern die Arbeit. Rechnungen werden auf Richtigkeit gelesen und die erforderlichen Informationen werden überprüft. Dadurch wird der Zeitaufwand der Mitarbeiter in der Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung deutlich reduziert.

Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsprüfung?

Konkret hat die digitale Rechnungsprüfung folgende Vorteile:

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  • Effizienter Prozess:Der größte Vorteil liegt auf der Hand. Digitalisierung und Automatisierung steigern die Effizienz in den relevanten Abteilungen erheblich. Zeit und Personal können eingespart werden.
  • Übersichtliche Dokumentation:Alles wird strukturiert dokumentiert, alle eingegangenen Rechnungen erfasst und digital verifiziert. Das reduziert die Fehleranfälligkeit und vermeidet langes Suchen nach einer bestimmten Rechnung.
  • Künstliche Intelligenz:Smarte Tools und Softwarelösungen erfassen Rechnungen nicht nur und prüfen sie oberflächlich. Sie kümmern sich vollumfänglich um die formale Prüfung der Rechnung, quittieren Fehler und geben in solchen Fällen entsprechende Warnungen. Daher genügt oft schon eine kurze Sichtprüfung durch den Buchhalter, um festzustellen, ob eine Rechnung formal korrekt ist.
  • Transparenz:Lassen Unternehmen ihre Rechnungen nicht zentral an einer Stelle prüfen, sondern durch verantwortliche Mitarbeiter, zeichnet ein digitales Rechnungsprüfungstool alle Vorgänge transparent auf. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Rechnung warum freigegeben hat.

Welche Nachteile hat die digitale Rechnungsprüfung?

Neben den Vorteilen gibt es auch einige Nachteile der digitalen Rechnungsprüfung:

  • Kosten:Viele Anbieter bieten ihre Lösungen als Abonnement an. Dadurch entstehen monatliche und laufende Kosten, deren Höhe oft von der Anzahl der Nutzer und den zu prüfenden Rechnungen abhängt.
  • Konfigurationsänderung und Prozess:Die Implementierung einer digitalen Rechnungsprüfung ist zeitaufwändig und daher auch teuer. Sind auch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer an Bord, müssen diese mit einbezogen werden, was den Übergang zusätzlich erschwert.

Obwohl diese beiden Nachteile bestehen, überwiegen die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung auf lange Sicht bei weitem. Es gibt heute kaum ein modernes, zukunftsorientiertes Unternehmen, das die Abrechnung und Verifizierung nicht digitalisiert hat.

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Author: Moshe Kshlerin

Last Updated: 03/27/2023

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